Escribir un email, qué tontería, ¿no? Creo que a nadie le gusta pasarse el día enviando, recibiendo y clasificando correos, pero las estadísticas hablan por sí solas:
En 2021, se enviaron y recibieron más de 300.000 millones de correos electrónicos diarios en todo el mundo y se estima que esta cifra crezca más de un 17% hasta 2025. Aterrizando aún más estos números, los usuarios de cuentas de correo electrónico corporativas envían por término medio 112 mensajes cada día, según un estudio de la Escuela de Computación Interactiva del Instituto Georgia Tech. Dedicamos cerca de un 30% de nuestra jornada a gestionar emails.
Si te paras a pensar, ¿a cuántos de estos correos prestas realmente atención? ¿qué emails te suelen dar más pereza? Dado que dedicamos gran parte de nuestro día a esta actividad, que supone un auténtico quebradero de cabeza para muchos, desde Venize os pasamos unos tips para que evitéis que vuestros emails se queden marcados en bandeja de entrada.
- Define el propósito de tu email entes de escribir: ¿quieres informar, que te den respuesta o necesitas que el receptor haga algo?
- Trata un solo tema por email. Así facilitas la organización del inbox del receptor. ¡Ah! Por favor, evita contestar a un email que trate un asunto concreto con otro tema diferente.
- Lo bueno, si breve, dos veces bueno: claridad y brevedad. Adapta tu mensaje al interlocutor, dale suficiente contexto para evitar ambigüedades y usa un lenguaje sencillo. Evita contar historias, anticípate a las posibles preguntas, facilítale la vida. En la medida de lo posible, evita que tenga que aclarar dudas en una llamada o email posterior.
- Que sea fácil de entender: utiliza bullet points, separa ideas por párrafos, evita las mayúsculas y los excesos de signos de puntuación. Por supuesto, ojo con la ortografía y las abreviaciones.
- Asunto del email: el asunto tiene que ser el tema principal del correo, de forma clara y concreta. Evita asuntos como “reunión” “una pregunta”, etc.
- CC: Cuidado con quién incluyes en copia. Solo a aquellos que de verdad necesiten estar informados y de los que requieras alguna acción.
- ¿Qué esperas del email? déjalo claro. ¿Se trata de un deadline? ¿Necesitas agendar una reunión? ¿esperas una respuesta?
- Revisa el email antes de enviarlo: tono, gramática, ortografía. Leer en voz alta suele ayudar a detectar errores.
- Si eres tú el receptor, no tardes es responder. En determinados despachos ponen reglas sobre el tiempo máximo que debe pasar desde que se recibe un email. Contestar muy tarde puede interpretarse como una falta de respeto, por lo que trata de responder en un día. Si no vas a poder hacerlo, siempre puedes escribir un mensaje diciendo que vas a contestar más tarde.
Nos hemos acostumbrado a la mensajería instantánea (Whatsapp, emails, etc) y nos olvidamos de que hay cosas que se pueden solucionar con una breve llamada. Piensa en los demás y en su tiempo antes de escribir y evita enviar emails por cuestiones que carecen den importancia.
Esperamos que te ayuden estos consejos a ser más práctico y reducir el tiempo que pasas escribiendo emails. ¡A por el día!