Son muchas las tendencias que se han asentado a causa de la COVID-19. Una de ellas, por razones obvias, son las reuniones y presentaciones online. Está claro que eliminar el factor presencial tiene ciertas desventajas, sobre todo en un sector como el legal, pero también puede aportar muchas ventajas de las que te puedes aprovechar para conseguir que tu presentación provoque el impacto deseado. Muchas firmas ya estaban acostumbradas a utilizar estos sistemas para cubrir aspectos tan relevantes como la captación de clientes, cerrar deals, negociaciones, etc, pero muchos otros se han tenido que adaptar a marchas forzadas para implantar estos sistemas digitales en su trabajo diario.

Desde Venize Comunicación te dejamos una serie de tips para ayudarte.

Empezamos con los básicos: 

Asegúrate de tener una buena conexión a internet. Puede parecer una obviedad, pero si no consigues conectar con tu audiencia, pierdes la conexión constantemente, o no tienes un audio o imagen nítida, estarás acabado antes de empezar. Haz todas las pruebas que creas necesarias, y conéctate siempre con tiempo suficiente para solucionar cualquier imprevisto.

Elige un lugar adecuado: lo ideal es un fondo blanco o uniforme, que no genere distracciones.

Elige un buen ángulo: ni muy cerca ni muy lejos, y, sobre todo, no te “comas” la cámara. Asegúrate de que el encuadre es bueno, dejando un poco de aire alrededor de tu cuerpo. Lo más recomendable es que estés sentado.

Cómo comunicar: puntos en los que no puedes fallar 

Gestualidad: el 65 % de la información que se transmite durante una exposición oral proviene del lenguaje no verbal. Utiliza gestos que acompañen el discurso y faciliten la comprensión, y ten mucho cuidado con los tics y gestos que reflejen nerviosismo.

Volumen y entonación: punto fundamental, tanto si tu exposición es presencial como si es online. Evita una entonación monótona y poco variada.

❗️Ritmo y pronunciación: transmite tu entusiasmo, facilita el seguimiento de tu presentación, y pronuncia con claridad.

Vestuario:  no pierdas las buenas costumbres y vístete como si fueras a una reunión presencial. Hacer esto te ayudará además a meterte en el “mood”.

Conoce bien a tu audiencia: casi igual de importante que tu presentación es conocer bien a tu cliente o potencial cliente. No improvises en este sentido, ya que no hay nada peor que transmitir a los “presentes” que no sabes mucho de ellos. Empápate bien de lo que hace su empresa, su sector, él/ella. Adelántate a las posibles necesidades que pueda tener, y prepara una serie de preguntas que consideres relevantes para entenderle bien.
⁉️Haz preguntas: un buen comunicador no es el que mejor habla, si no el que sabe escuchar. En lugar de arrancar directamente con tu “elevator pitch” o presentación, empieza con una serie de preguntas que te ayuden a completar la información que ya has buscado previamente, para poder adaptar mejor tu presentación a sus necesidades. Además, conectarás mejor con la otra persona si comienzas dándole protagonismo.

⏳Tiempo: ¡ve al grano! Recuerda que la capacidad de atención de tus oyentes es limitada. Distribuye el tiempo de manera lógica y eficaz, e intenta no superar la barrera de los 15 minutos; tiempo más que suficiente para exponer claramente tu idea.

✏️Antes de terminar, acuerda los pasos siguientes: envía siempre un email con un resumen de los puntos clave de la reunión. Esto facilitará mucho las cosas en el caso de tener que hacer seguimiento de cuestiones tratadas.

Follow up: ¡OBLIGATORIO! Un buen follow up (que no es lo mismo que ser pesado) hará que tu exposición o los puntos tratados durante una reunión no caigan en el olvido. Crea marcadores en tu calendario para hacer ese seguimiento.

Ventajas del formato online:

• Sus muchos recursos: compartir pantalla, presentaciones, imágenes… todos estos recursos tienen mucho más impacto ahora. Eso sí, también requiere que prepares aún más tu exposición, para que lo que estén viendo tenga sentido con lo que les estás contando. Mucho cuidado con tener ventanas abiertas que no quieres enseñar, dedica unos minutos antes de empezar para comprobar que todo está en orden.
• Menos presión: ten en cuenta que, al no estar en una sala llena de gente, estarás más cómodo y relajado. Elige un lugar confortable (pero recuerda, que no tenga distracciones).
• Reuniones más eficaces: en las reuniones online se va más al grano, por lo que dile adiós a esas presentaciones interminables y poco eficaces.